Crear la següent base de dades Llibres.Ldb.

Tablas.

La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacionales. Es el archivo donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas, cada fila se corresponde a un registro o ficha, y cada columna se corresponde a un campo del registro. Observe la tabla que tendrá que construir como primer ejercicio, en ella se guardará información referente a libros, en cada fila de la tabla se guardará información referente a un libro y esta información estará distribuida en diferentes columnas (campos) Código libro, Título, Edición, etc.

Crear una tabla.

Crear una tabla es definir como se distribuirá la información de cada registro en campos (columnas).

Creará una tabla dentro de la base de datos Biblio ya creada dentro de la carpeta AEJER.

Abrir la base de datos Biblio.

1. Active la opción de la barra de menús Archivo/ Abrir base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Abrir , seleccione de lista desplegable Buscar en:, la unidad C: y después seleccione de la lista de elementos, la carpeta AEJER. Recuerde de hacer doble clic sobre la carpeta, o bien selecciónela i pulse sobre botón Abrir,

3. En la nueva lista seleccione Base de datos Biblio.

4. Pulse sobre el botón Abrir.

Para crear una tabla.

1. Desde la ventana base de datos, seleccione la ficha Tabla.

2. Pulse sobre el botón Nuevo.

3. Se desplegará el cuadro siguiente que permitirá escoger la manera de crear la tabla,

Modo Ver Hoja de datos, se despliega una ventana con casillas (similar a una hoja de cálculo), que permite entrar los datos directamente sobre el registro, el problema es que no permite definir propiedades para los campos, esto quiere decir que no se podrán especificar si cada campo (columna) guardará datos numéricos, texto, fechas, tampoco permite controles de validación, etc. Se puede posteriormente abrir en modo diseño y entonces establecer las propiedades de los campos.

Modo de ver Diseño. Con este modo se puede definir la estructura del registro, Nombres de campo, tipos de datos para el campo, controles de validación, definición de claves, etc. Es, normalmente, la forma más utilizada.

Asistente para Tablas. Igual que la anterior pero guiada por un asistente que ayuda en la creación de la tabla, haciendo las preguntas necesarias para definir la estructura del registro.

Importar tabla. Sirve básicamente para pasar a formato Access 7, tablas de versiones anteriores o creadas con otras aplicaciones, como DBASE, Paradox, etc.

Vincular Tablas. Vincular a una tabla externa, significa que será una tabla compartida entre Access y otra aplicación, esto quiere decir, una tabla que podrá ser gestionada a través de Access y a través de Excel por ejemplo.

4. Seleccione opción Modo de ver diseño y pulse sobre Aceptar.

Tipo de datos : Define si este campo contiene datos numéricos, carácter, fecha-hora, etc.

Descripción : Es un apartado opcional, sirve para documentar el campo.

þ Crear la siguiente base de datos Libros.Ldb. En ventana Nueva Tabla, seleccione elemento Modo ver Diseño.

Nombre de Campo	Tipos de datos	Tamaño del Campo
Código Libro	Texto	5
Título	Texto	30
Edición	Numérico	Simple
Código Editorial	Texto	5
Año	Numérico	Simple
Código Autor	Texto	5
Alquilado	Sí/No
Valor	Numérico	Simple

Propiedades de Campo.

Como su nombre indica son particularizaciones de cada campo. Las propiedades de cada campo varían según su tipo. El recuadro de la derecha de las propiedades de campo describe para que sirve cada una de las propiedades. Observe las fichas General y Búsqueda, esta última sirve para escoger que tipo de control que se ha de presentar para introducir valores para el campo cuando este sea incluido en un formulario, ya se verá posteriormente.

Ficha General.

Propiedad Formato.

Sirve para definir la presentación de les datos del campo. Por ejemplo, en un campo numérico podría interesar verlo con separador de millares, con porcentaje, etc. Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Dia-Nombre del Mes-Año.

Ejemplo. Poner formato monetario al campo valor.

Seleccione el campo Valor.

Seleccione el cuadro de texto Formato en cuadro Propiedades del campo.
Pulse sobre el botón que aparece en la parte derecha para desplegar la lista.
Seleccione elemento Monetario.

Propiedad Máscara de Entrada.

Una Máscara sirve para forzar a entrar los datos en un formato i de una manera determinada.

Ejemplo. Poner una máscara a los campos Código Libro, Código Editorial y Código Autor, que sólo permita entrar valores numéricos, y que llene con ceros los blancos no significativos por la izquierda ( 1 por ejemplo será 00001). Pulse F1 cuando esté en este apartado para ver las diferentes posibilidades de las máscaras.

1. Seleccione el campo sobre el que quiera poner una máscara. Sitúe el cursor dentro del cuadro de edición Máscara de apartado Propiedades de Campo.

Pulse sobre el botón .

Si Access exige que se guarde la tabla, guàrdela con el nombre Libros.

3. Aparece un asistente para definir las máscaras.

3.1 En lista Nombre de Máscara de datos, escoja una que sólo contenga números, Código Postal, por ejemplo. Pulse Siguiente.

3.2 En apartado Máscara de entrada ponga 00000. Significa que sólo se permitirá teclear caracteres numéricos en este campo.

3.3 En apartado Caràcter Marcador de posición, ponga el guión. Marcador de posición es el carácter que indicará la posición del cursor.

3.4 Siguiente y Finalizar.

Propiedad Título.

Es el texto que aparecerá cuando se utilice este campo en la tabla o en un formulario ( Un formulario es un formato para gestionar tablas muestra los datos de forma menos espartana que una tabla).

Ejemplo. Poner título "Código del Autor" al campo CódigoAutor.

1. Seleccione Campo CódigoAutor.

2. Seleccione el apartado Título y teclee "Código del Autor".

Propiedad Valor Predeterminado.

Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Esto significa que cuando se introduzcan datos, el valor que se indique en este apartado ya aparecerá entrado en el campo.

Ejemplo. Poner en el campo Alquilado el valor predeterminado No.

1. Seleccione el campo Alquilado.

2. Vaya a apartado Valor Predeterminado y Teclee No.

Los campos lógicos ya tienen el valor No como predeterminado.

Propiedad Regla de validación.

Esta propiedad sirve para controlar los datos que se entren en el campa al que se le asigna la regla.

Ejemplo. Establecer una de Regla de validación para que el año de edición sea obligatoriamente > =1980 y < =que el año en curso.

1. Seleccione el campo Año, y después, sitúe el cursor dentro del apartado Regla de validación.

2. Pulse sobre el botón . Se despliega la ventana Generador de Expresiones, esta ventana facilita la introducción de fórmulas, condiciones, etc. La expresión que debe poner es,

>= 1980 Y <= Año(Ahora())

Ahora(), es una función que devuelve la fecha y la hora del sistema.

Año(fecha), es una función que devuelve el año de la fecha puesta entre paréntesis.

La expresión, se puede teclear directamente o bien se pueden utilizar los controles de la ventana. Utilizaremos los controles, de esta forma se vera un ejemplo de como funcionan.

. Pulse sobre el botón >.

. Pulse sobre el botón =. Si aparece el texto "Expr", bórrelo.

. Teclee 1980.

. Pulse sobre el botón Y.

. Pulse sobre el botón <.

. Pulse sobre el botón =.

.Entrada de las funciones Año y Ahora.

. Haga un doble clic sobre la carpeta Funciones, se despliega la carpeta Funciones Incorporadas.

. Haga un clic sobre la carpeta Funciones incorporadas.

. En la columna de la derecha aparece una lista de las clases de funciones, seleccione el elemento Fecha/Hora.

. En la columna de la derecha aparece una lista con las funcione del tipo seleccionado, haga clic sobre la función Año y pulse sobre el botón Pegar, observe como la función Año("Número") se incorpora a la expresión.

. Seleccione "Número" de dentro la función Año (haciendo un simple clic).

. Seleccione la función Ahora() y pulse sobre el botón Pegar.

. La expresión ya está completa, haga un clic sobre Aceptar.

Propiedad Texto de validación.

Sirve para Poner el texto informativo que queremos que aparezca cuando los datos entrados en el campo sobre el que se haya puesto una regla de validación, la transgieran

Ejemplo. Poner un texto de validación que muestre un mensaje cuando los datos entrados sobre el campo año, no cumplan las condiciones establecidas.

1. Seleccione el campo Año y después sitúe el cursor sobre apartado Texto de validación.

2. Teclee "El año de edición no puede ser inferior a 1980 ni superior al año en curso".

Propiedad Requerido.

Si se pone esta propiedad a Sí, significa que en el campo se han de entrar datos obligatóriamente, no se puede dejar sin ningún valor.

Ejemplo. Poner en todos los campos la propiedad de campo Requerido a Sí.

1. Seleccione el campo.

2. Vaya a Propiedad Requerido y ponga Sí.

Propiedad Indexado.

Establece si la tabla se indexa por este campo. Un campo indexado facilita i agiliza las ordenaciones y los filtrados (búsquedas), además de facilitar las relaciones entre tablas.

Ejemplo. Indexar la tabla por el campo Código Autor.

1. Seleccione el campo CódigoAutor.

2. Vaya a propiedad Indexado. Seleccione de la lista desplegable Sí (con duplicados), esto significa que se permitirán registros con el mismo valor en este campo.

Establecer una clave principal.

Si definimos un campo como clave principal, cuando se active la tabla se activará automáticamente el índice para este campo. Un índice definido desde Propiedades de Campo/ Indexado, se ha de activar manualmente.

Ejemplo. Establecer el campo Código Libro como clave principal.

1. Seleccione el campo Código libro.

2. Active opción de la Barra de Menús, Edición/ Clave Principal. O bien haga clic sobre el botón .

Ficha búsqueda.

Sirve para escoger que tipo de control se utilizará para introducir valores en el campo. Como ejemplo, utilizaremos el campo Código Editorial y seleccionaremos el control Cuadro de Lista, esto significa que para entrar valores en este campo se utilizará un control de Lista.

Seleccione el campo Código Editorial.

Seleccione la ficha Búsqueda en apartado Propiedades de campo.

Haga un clic sobre Cuadro de texto para seleccionarlo.

Aparece un botón de lista desplegable, haga clic para mostrar las opciones y seleccione elemento Cuadro de lista.

Tipo Origen de la fila, significa de donde se cogen los elementos que contendrá la lista. Seleccione Tabla/Consulta, significa que los valores que se podrán seleccionar en la lista provienen de una tabla o consulta.

Origen de la fila. Sirve para escoger la tabla o consulta donde están los datos que aparecerán en la lista. Seleccione la tabla Editorial.

Columna dependiente, aquí se ha de indicar de que columna se cogerá el valor para el campo. Ponga 1, significa que el valor para el campo Código Editorial de la tabla Libros se cogerá del primer campo de la tabla Editorial que es el código (campo Código Editorial).

Número de columnas. Sirve para especificar el número de columnas de la lista. Ponga 2, de esta manera se mostraran los valores de campos Código Editorial y Nombre de la tabla Editorial.

Encabezados de Columna. Si se pone Si, se utilizará el valor del primer elemento especificado en origen de fila como título para la lista. Ponga Sí, de forma aparecerá el nombre del campo como título de cada columna.

Ancho de las columnas. Define el tamaño de las columnas para el cuadro de lista.

Guardar la tabla.

Active opción de la barra de Menús Archivo/ Guardar. Si está realizando el ejemplo, recuerde pone el nombre Libros (Seguramente no se le pedirá el nombre ya que guardó la tabla al pones la màscara de entrada).

Cerrar la ventana de diseño de tabla.

Active opción de barra de menús Archivo/ Cerrar.

Abrir una Tabla.

Obra la tabla Libros y añada los registros siguientes.

Para abrir la tabla desde la ventana Base de Datos.

1. Seleccione la Tabla Libros.

2. Pulse sobre el botón Abrir.

Si todavía está en la pantalla de diseño de Tabla, active de la barra de Menús la opción Ver/ Hoja de Datos.

Observe que cuando se entra en la columna Código Editorial, aparece un botón de lista desplegable, si hace clic sobre este botón, aparece una lista que muestra el contenido de los campos Código Editorial y Editorial de la tabla Editoriales (es posible que para ver el nombre de la editorial tenga que mover la barra de desplazamiento horizontal) . Recuerde que se ha especificado esta forma de entrar los datos en ficha Búsqueda de apartado Propiedades de campo cuando se ha creado la tabla.

Código Libro	Título	Edición	Código Editorial	Año	CódigoAutor	Valor	Alquilado
00001	El Señor de los Anillos	4	00003	1993	00004	7000	No
00002	Viaje al Centro de la Tierra	2	00002	1989	00009	4500	No
00003	El Cazador	6	00001	1988	00005	9000	No
00004	El licenciado Vidriera	2	00007	1991	00002	8400	No
00005	El Rey Lear	5	00003	1990	00001	5500	No
00006	Hukelberry Finn	4	00002	1993	00007	6300	No
00007	Mecanoscrit de segon Origen	7	00005	1990	00003	4200	No
00008	El clan del oso cavernario	2	00004	1993	00010	5500	No
00009	De la Tierra a la Luna	4	00003	1991	00009	4500	No
00010	Marco Bruto	6	00004	1989	00008	4100	No
00011	La Guarda Cuidadosa	3	00006	1986	00002	3200	No
00012	Tom Sawyer	8	00004	1994	00007	6400	No
00013	El valle de los caballos	2	00002	1994	00010	6800	No
00014	Los Sueños	8	00003	1992	00008	4000	No
00015	Mackbet	7	00007	1994	00001	8000	No
00016	Cuentos Inconclusos	4	00003	1991	00004	3500	No
00017	Veinte Mil Leguas Viaje sub.	3	00002	1993	00009	4000	No
00018	Los Cazadores de Mamuts	2	00002	1995	00010	7000	No
00019	Romeo y Julieta	8	00006	1992	00001	8000	No
00020	El Silmarilion	3	00007	1991	00004	2400	No
00021	La isla Misteriosa	7	00001	1987	00009	3200	No
00022	El Retablo de las Maravillas	6	00008	1986	00002	3600	No
00023	El Buscón	7	00004	1990	00008	4100	No
00024	Hamlet	6	00004	1989	00001	6000	No
00025	Don Quijote de la Mancha	5	00008	1989	00002	8000	No
00026	El Hobbit	4	00004	1992	00004	3500	No

Operaciones con una tabla.

Para comprobar para que sirven todas las opciones explicadas a continuación ha de estar activada la tabla Libros en modo Ver/ Hoja de Datos.

Cambiar el ancho de columna.

1. Seleccione la columna. Simplemente tiene que hacer clic sobre cualquier fila de la columna.

2. Active la opción de la barra de Menús Formato/ Ancho de la columna, pulse sobre el botón Mejor Ajuste.

Ocultar columnas.

1. Seleccione la columna.

2. Active la opción de la barra de menús Formato/ Ocultar columnas.

þ Oculte todas las columnas excepto Código Libro y Título.

Mostrar las Columnas ocultas.

Active la opción de barra de Menús Formato/ Mostrar columnas. Seleccione la casilla de verificación de la columna a mostrar. Observe que las columnas que no se ven tienen la casilla en blanco.

þ Muestre las columnas ocultas del ejercicio anterior.

Inmovilizar columnas.

Esta opción sirve per inmovilizar todas las columnas que queda a la izquierda de la activa (la que contiene el punto de inserción). Es útil en tablas con muchas columnas, observe que a medida que nos desplazamos hacia la derecha, van desapareciendo las columnas. Esta opción se activa desde Formato/ Inmovilizar columnas.

Liberar todas las columnas.

Desactiva la opción anterior. Para liberar las columnas, active opción de la barra de menús, Formato/ Liberar todas las columnas.

Celdas.

Esta opción del menú Formato sirve para configurar (canviar la presentación, colores,etc.) de la cuadrícula separadora de columnas y filas.

Desplazarse por los Registros.

Para desplazar el cursor a través de los registros puede utilizar las teclas del cursor, clics del ratón sobre los registros, o bien clocar con el ratón sobre los botones de la barra siguiente (situada en la parte inferior izquierda de la tabla),

Ordenaciones.

Access permite hacer ordenaciones rápidas según un campo. Para ordenar la base de datos por un campo,

1. Sitúe el cursor sobre el campo por el cual quiera ordenar.

2. Active la opción de la barra de menús Registros/ Ordenar, seleccione Ascendente o descendente. También puede hacer un clic sobre los botones .

þ Ordene la base de datos por Títulos (Ascendente).

þ Ordene la base de datos por Año (Descendente).

þ Ordene la base de datos por Código Libro(Ascendente).

Filtrados.

La acción de filtrar la base de datos permite mostrar sólo los registros que cumplan cierta condición.

Filtros por formulario.

Esta opción, presenta una serie de fichas donde se han de entrar los valores que se quieran filtrar. En cada ficha se pueden poner diferentes criterios.

Ejemplo. Mostrar los libros publicados el año 1990 o de la editorial 00003.

Seleccione de la barra de menús la opción Registros/ Filtro/ Filtro por formulario o haga clic sobre el botón

Aparece una hoja de formulario donde ha de indicarse el valor de selección. Seleccione el campo sobre el que se quiera aplicar el filtro, observe como a la derecha del campo aparece un botón de lista desplegable, despliegue la lista y seleccione el valor. En este caso, ha de seleccionar el campo Año y el valor 1990.

Observe la parte inferior de la pantalla, hay una ficha con el nombre "O", seleccione esta ficha y repita el paso 2 pero seleccionando el valor 00003 en el campo Código Editorial.

Una vez especificados los valores de los filtros, active opción de la barra de menús Filtro/ Aplicar filtro orden, o bien haga clic sobre el botón .

Para eliminar el filtrado de los registros, seleccione opción de la barra de menús Registro/ Quitar filtro orden o pulse sobre el botón .

þ Filtre los registros del autor 00001 o de la editorial 00004.

þ Filtro los registros de los libros que se hayan editado después del año 1993 o los registros que tengan más de dos publicaciones.

Consultas de selección.

Este tipo de consultas sirven para localizar registros con un valor determinado dentro de un campo.

Ejemplo. Mostrar los registros que tengan en el campo título la palabra "De".

Seleccione en cualquier registro, dentro del campo Título, la secuencia "De". Recuerde que una selección se hace con un clic con el botón principal y arrastrando, o desplazando el cursor con la tecla May pulsada.

Active opción de la barra de menús Registro/ Filtro/ Filtro por selección o bien haga un clic sobre el botón .

Para eliminar el filtrado de registros, seleccione opción de la barra de menús Registro/ Quitar filtro ordenar o pulse sobre el botón .

þ Mostrar todos los registros que tengan la sucesión La en el campo Título.

þ Mostrar todos los registros que tengan 4 en el campo edición.

Filtro orden avanzado.

Este filtro permite acciones como por ejemplo, mostrar registros con un determinado valor en un campo, mostrar registros con contenido comprendido entre dos valores (del tipo más que y menos que).

Ejemplo. Filtrar los registros con código Editorial = "00005"

1. Seleccione la opción de la barra de menús Registros/ Filtro/ Filtro orden avanzado. Aparece la pantalla siguiente,

2. En la parte superior de la ventana hay una lista con todos los campos de la tabla. Seleccione el campo sobre el cual quiera aplicar el filtro y arrastre hasta el apartado campo de la ventana inferior.

Seleccione el campo código Editorial y arrástrelo hasta apartado campo.

3. En apartado criterios, ponga la sentencia de selección.

Ponga 00003

4. Para que Access filtre los registros, active la opción Filtro/ Aplicar Filtro Ordenar o bien haga clic sobre el botón .

Para volver a ver todos los registros, active opción de la barra de menús Registros/ Quitar filtro Ordenar, o bien haga clic sobre el botón .

þ Mostrar los libros de autor 00001

þ Mostrar los libros editados el año 1990

þ Mostrar los libros editados después del año 1987. En Criterios poner > 1987

þ Mostrar los libro editados entre 1980 y 1990. En criterios poner >=1980 Y <= 1990.

þ Mostrar los libros del autor 00003 o 0006. En apartado criterios poner 00003 y en apartado O poner 00006.

þ Mostrar los libros del autor 00002 publicados en el año 1989. Se tienen que poner los dos campos y el criterio correspondiente para cada campo.

Acciones de búsqueda y Reemplazo de datos.

La acción de búsqueda, permite localizar un registro según el valor de un campo.

Ejemplo. Buscar todos los libros de la editorial 00002.

1. Sitúe el cursor sobre la columna Código Editorial.

2. Active la opción de la barra de menús Edición Buscar, aparece el siguiente cuadro de diálogo,

3. En cuadro de edición Buscar, teclee 00002.

4. Pulse el botón Buscar primero y después vaya pulsando el botón Buscar siguiente hasta que aparezca el mensaje.

Buscar y Reemplazar.

Es similar a la acción anterior, pero cuando localiza el valor buscado, da opción a cambiarlo por otro.

Ejemplo. Cambiar el código autor 00004 por 00011.

1. Sitúe el cursor en la columna Código Autor.

2. Active la opción de la barra de menús Edición/ Reemplazar, aparece el siguiente cuadro de diálogo,

3. En cuadro de edición Buscar ponga 00004 y en el de Reemplazar ponga 00011.

4. Pulse sobre botón Buscar siguiente y después vaya pulsando sobre el botón Reemplazar hasta que aparezca el mensaje.

þ Reemplace el código autor 00011 per 00004. Siga los pasos anteriores, pero en paso 3, pulse el botón Reemplazar todo.

þ Cierre la tabla Libros. Active opción Archivo/ Cerrar.