Descripción de las partes de la hoja de cálculo.
Entrada de datos y fórmulas.
Entrar Datos
Borrar datos
Seleccionar un rango.
Se define como rango, un grupo de casillas de la hoja.
1. Situar el cursor sobre la casilla inicial.
2. Una de las opciones siguientes,
Modificar datos.
1. Situaros sobre la casilla que queráis modificar.
2. Una de las opciones siguientes,
Copiar los datos siguientes:
A) Con el teclado.
1. Situar el cursor sobre la casilla donde entrareis la fórmula.
2. Teclear la fórmula. Recordar que una fórmula lleva siempre el signo = al principio.
Ejemplo
.Cálculo de las ventas sucias de Enero.
Multiplicaremos las Unidades por P.v.p.
1. Seleccionar la casilla B4.
2. Teclear la fórmula. =B2*B3
þ
Calcular un descuento del 10% sobre las ventas brutas(B4) en la casilla B5.B) Con las teclas de desplazamiento.
1. Seleccionar la casilla donde vais a entrar la fórmula.
2. Pulsar el signo =.
3. Desplazar el cursor hacia la casilla en que se quiere operar.
4. Poner el signo ( +, -, *, /).
5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada operador de la fórmula.
6. Para finalizar la entrara de la fórmula, pulsar ENTER.
Ejemplo
.Cálculo de las ventas limpias de Enero.
Restar de Ventas Sucias el Descuento.
1. Seleccionar la casilla B6.
2. Pulsar el signo =.
3. Desplazar hacia la casilla B4.
4. Pulsar el signo -.
5. Desplazar hacia la casilla B5.
6. Pulsar ENTER.
þ
Calcular la comisión del 20% sobre las ventas netas(B6) en la casilla B7.C) Con el ratón.
1. Seleccionar la casilla donde entrareis la fórmula.
2. Pulsar el signo =.
3. Hacer un clic con el botón izquierdo en la casilla que queráis operar.
4. Pulsar el signo para operar ( +, -, *, /).
5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada operando de la fórmula.
6. Para finalizar la entrara de la fórmula, pulsar ENTER.
Ejemplo
.Cálculo del limpio de Enero.
Restar de Ventas Limpias las Comisiones.
1. Seleccionar la casilla B8.
2. Pulsar el signo =.
3. Hacer un clic sobre la casilla B6.
4. Pulsar el signo -.
5. Hacer un clic sobre la casilla B7
6. Pulsar ENTER.
EXCEL permite copiar datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas. Cuando copiamos una fórmula hacia otra casilla automáticamente se cambian las referencias, por Ejemplo, si copiamos la fórmula de la casilla B4 (=B2*B3) en la casilla C4, EXCEL cambiará les referencias y pondrá =C2*C3.
Métodos para copiar.
A) Con las opciones de la barra de menús.
1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar.
2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Copiar.
3. Situar el cursor en la casilla de destino.
4. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Pegar.
Las acciones Edición/ Copiar y Edición/ Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un clic sobre los botones de la barra estándar.
Ejemplo
.Copiaremos la fórmula de la casilla B4, ventas sucias de Enero, hacia C4,D4 y E4.
Calcular las ventas sucias de Febrero, Marzo y Abril.
1. Seleccionar la casilla B4.
2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Copiar, o hacer un clic sobre el botón .
3. Marcar el rango C4:E4. Recordar Clic en C4 y arrastrar hasta E4.
4. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Pegar, o hacer un clic sobre el botón .
B) Con las opciones del menú de contexto.
El menú de contexto, aparece cuando hacemos clic con el botón secundario del ratón.
1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar.
2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Copiar.
3. Situar el cursor en la casilla de destino.
4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar.
Ejemplo
.Copiaremos la fórmula de la casilla B5, descuentos de Enero, hacia C5,D5 i E5.
Calcular los descuentos de Febrero, Marzo y Abril.
1. Seleccionar la casilla C5.
2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Copiar .
3. Marcar el rango C5:E5. Recordar clic en C5 y arrastrar hasta E5.
4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar.
C) Copias utilizando el cuadro de llenar.
Este método sólo se puede utilizar para copiar datos en casillas adyacentes a la original.
El cuadro de llenar está Situado en la parte inferior derecha de la casilla.
1. Situar el cursor sobre la casilla o rango de casillas a copiar.
2. Situar la cruz del cursor sobre el Cuadro Llenar, la cruz pasará a ser de color negro.
3. Pulsar el botón izquierdo y arrastrarlo hacia a la casilla o rango de casillas de destino.
Ejemplo
.Copiaremos la fórmula de la casilla B6, Ventas Limpias hacia las casillas C6, D6 y E6.
Calcular las ventas Limpias de Febrero, Marzo y Abril.
1. Seleccionar la casilla B6.
2. Situar la cruz sobre el cuadro de llenar.
3. Arrastrar, sin dejar el botón principal hasta la casilla E6.
Esta acción, también la podéis hacer con el teclado.
1. Seleccionar la casilla a copiar.
2. Marcar las casillas adyacentes. Han de quedar Marcaras la casilla con los datos que copiamos y las casillas de destino.
3. Activar las opciones Edición/ Llenar Abajo (o CTRL+J ), Edición/Llenar Derecha (o CTRL+D).
þ
Calcular las comisiones y el limpio de los meses restantes.þ
Calcular las columnas Total i Media utilizando las funciones =SUMA y = PROMEDIO. Poner título en la columna Media.Funciones .
=SUMA(inicial : final)
Suma los valores entre les casillas inicial i final.
El botón sumará las casillas con valor numérico de la izquierda o las de encima de la casilla donde está el cursor.
=PROMEDIO(inicial : final)
Hace la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y la final.
Excel , permite mover datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas.
A) Con las opciones de la barra de menús.
1. Marcar la casilla o rango de casillas a mover.
2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Cortar.
3. Situar el cursor en la casilla de destino.
4. Activar la opción de la barra de menú Edición/ Pegar.
Las acciones Edición/Cortar i Edición/Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un clic sobre los botones de la barra estándar.
Ejemplo
.Moveremos los rangos Total y Media, dos columnas hacia la derecha.
1. Marcar los rangos Total y Media.
2. Activar la opción de la barra de menús Edición /Cortar ,o hacer un clic sobre el botón .
3. Situaros en la casilla destino (H1).
4. Activar la opción de la barra de menús Edición/Pegar ,o hacer un clic sobre el botón .
B) Con las opciones del menú de contexto.
El menú de contexto aparece cuando hacemos un clic con el botón derecho del ratón.
1. Marcar la casilla o rango de casillas que hay que mover.
2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Cortar.
3. Situar el cursor en la casilla de destino.
4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar.
C) Mover arrastrando el contenido de la casilla.
1.Seleccionar la casilla o rango de casillas que hay que mover.
2.Situar el cursor en el marco de les casillas Marcaras y cuando aparezca la flecha, arrastrar hacia el rango de destino.
þ
Poner en las casillas F1,G1 Mayo, Junioþ
En las casillas F2,G2 Poner 320,260.þ
En las casillas F3,G3 Poner 60,60.þ
Calcular las columnas F y G, utilizando cualquier método de copiar.þ
Modificar las funciones suma y promedio, para incluir las columnas Mayo y Junio.Dar formato a una hoja de Cálculo.
Todas las acciones que se verán en este apartado sirven para cambiar el aspecto de presentación de los datos de una hoja.
1.Marcar la casilla o rango de casillas que hay que cambiar.
2.Activar la opción del menú Formato/Celdas/Fuentes, en el apartado Estilo de fuentes, seleccionar Negrita, Cursiva o Subrayado.
3.Hacer clic sobre Aceptar.
También podéis utilizar los botones de la barra estándar.
Ejemplo
.Pondremos negrita, subrayado y cursiva en las casillas de los tres primeros meses
1. Marcar el rango B1:D1.
2. Activar la opción Formato/Celdas/ Estilo de Fuentes, escoged Negrita y Cursiva.
3. En Subrayado, seleccionar el tipo de subrayado.
4. Pulsar Aceptar.
Alternativamente, una vez Marcado el rango, se pueden utilizar los botones
.
Ejemplo
.Alinearemos les casillas de los meses.
1.Marcar las casillas B1:G1.
2.Activar la opción del menú Formato/celdas/ Alineación.
3.Seleccionar el tipo de alineación.
4. Pulsar sobre Aceptar.
También podéis utilizar los botones, alineación izquierda, central y derecha de la barra de formatos.
A) Cambiar el tamaño.
Ejemplo
.Modificaremos el tamaño de la columna A.
1. Marcar el rango A2:A8.
2. Activar Formato/Celdas/Fuentes.
3. Escoged el tamaño de la letra en el apartado Tamaño.
4.Pulsar sobre Aceptar.
También se puede utilizar la lista desplegable de la barra de formato.
.
B) Cambiar el tipo de letra.
1. Marcar las casillas donde cambiareis el tipo de letra.
2. Activar la opción del menú Formato/Celdas/Fuentes.
3. En el apartado Fuente, escoged tipo de letra.
4. Pulsar sobre Aceptar.
También se puede utilizar la lista desplegable de la barra de formato
.
þ
Poner el tipo de letra de la primera fila Fuente Times New Roman.A) Color de fondo.
1.Marcar la casilla o rango de casillas que queráis colorear.
2.Activar Formato/Celdas/Diseño.
3.En apartado Sombrear Celda, escoged color.
4.Pulsar sobre Aceptar.También podéis utilizar el botón de la barra de formato para escoger los colores.
þ
Poner el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color gris.B) Color del texto.
1. Marcar las casillas.
2. Activar Formato/Celdas/Fuentes.
3. En el apartado Color, escoged un color para texto.
4. Pulsar sobre Aceptar.
También podéis utilizar el botón de la barra de formato .
þ
Poner las letras de la primera fila i la primera columna en rojo.þ
Poner el fondo del rango de los valores en azul marino.þ
Poner los números del rango anterior en blanco.Para poner formato numérico, tenéis que seguir los siguientes pasos.
1. Marcar las casillas que queráis formatear.
2. Activar la opción Formato/celdas/Número.
3. En el apartado Categoría seleccionar la categoría del formato, y en el apartado Códigos de formato, el código.
4. Pulsar sobre Aceptar.
También podéis utilizar los botones:
þ
Poner formato monetario a los valores de las columnas Total i Media.Con estas opciones podréis enmarcar, separar con líneas o con cuadros, rangos de una hoja de cálculo.
1. Marcar el rango al que queráis poner borde.
2. Activar la opción Formato/Celdas/Bordes.
3. En el apartado Bordes, seleccionar el lugar donde queráis el borde.
4. En el apartado Estilo, escoged el estilo de línea para el borde.
5. Pulsar sobre Aceptar.
También podéis utilizar la paleta de bordes que está Situara en la barra de formato
þ
Marcar toda la tabla y Poner un contorno.þ
Marcar la primera fila y Poner una doble línea inferior.þ
Marcar toda la tabla excepto la última columna i Poner líneas por la derecha.Si queréis modificar el tamaño de una columna, Seguir los siguientes pasos:
1. Situar el cursor en la columna que queráis cambiar el tamaño.
2. Activar la opción Formato/Columnas, se desplegará un submenú con estas opciones:
Ancho: Modifica el ancho de la columna, indicándole los centímetros.
Ajustar a la Selección: Ajusta el ancho de la columna al texto más extenso del rango Marcado.
Ocultar: Oculta la columna Marcada.
Mostrar: Muestra la columna Marcada, si ésta está oculta.
Ancho Estándar: Pone el ancho que tienen las columnas por defecto
También podéis cambiar el tamaño de una columna con el ratón:
1.Situar el puntero de ratón en la Línea de separación de columnas.
2.El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar.
þ
Ampliar la primera columna de manera que se vean todos los datos.1. Marcar la fila o las filas a las cuales queráis cambiar el tamaño.
2. Activar la opción Formato/Fila.
3. Seguir los mismos pasos que en el apartado ampliar columnas.
Si lo quereis hacer con el ratón.
1. Situar el puntero del ratón en la línea de separación de filas.
2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón i arrastrar.
1. Marcar el rango del cual queráis borrar los formatos.
2. Activar la opción Edición/Borrar, se desplegará un submenú:
Todo: borra fórmulas, formatos i datos.
Formatos: borra sólo los formatos.
Contenido: borra datos i fórmulas.
Notas: borra las notas. Si quereis inserir una nota, activar la opción Insertar/Notas.
3. Seleccionar la opción Formatos.
Excel tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente sobre un rango. Para aplicar éstos formatos.
1. Seleccionar el rango.
2. Activar la opción del menú Formato/ Autoformato.
3. Seleccionar cualquier formato.
El botón de opciones, os permitirá escoger el tipo de formato que queráis aplicar sobre el rango. Por ejemplo, aplicar sólo el tipo de letra y el color de fondo de un formato determinado.
Es posible definir un formato propio con la opción Formatos/Modelo.
Para crear un formato nuevo y poderlo utilizar como uno predefinido, seguir los siguientes pasos.
Ejemplo
.1. Recuperar el primer ejercicio si no lo tenéis cargado.
2. Seleccionar toda la tabla.
3. Activar la opción Formato/Modelo.
4. En el apartado Nombre, poner el nombre Personal. Pulsar el botón Agregar.
4. Pulsar el botón Modificar,
4.1. En la pestaña Número, apartado Categoría: Moneda.
4.2 En la pestaña Alineación, apartado Horizontal: Central, en el apartado Vertical: Inferior.
4.3 En Fuentes: Arial, Estilo Fuente: Normal,Tamaño: 10, Color: Azul.
4.4. Pulsar Aceptar.
5. Veréis que volvéis a estar en el primer cuadro de diálogo, donde aparecen las selecciones hechas. Pulsar Aceptar.
* Para seleccionar el modelo de formato acabado de crear, activar la opción Formato/Modelo, en el apartado Nombre, pulsar el botón de la lista desplegable y seleccionar el modelo que habéis creado.
þ
Aplicar sobre el primer ejercicio el formato acabado de crear.Visualización de una hoja.
La opción Ver de la barra de menús, permite diferentes formas de visualizar una hoja y sus partes.
Muestra u oculta la barra de fórmulas.
Muestra u oculta la barra de estado, es la barra inferior de la pantalla.
Muestra las diferentes barras que se pueden tener activadas.
También las podéis activar o desactivar situando el puntero del ratón sobre cualquier barra y haciendo clic con el botón derecho del ratón.
Muestra la hoja de cálculo ocupando toda la pantalla. Para volver a tener la pantalla normar se puede hacer desde la opción Ver/Pantalla Completa, o haciendo clic sobre este botón.
Ver/Zoom..:
Permite escoger una ampliación para la visualización de la hoja.
Ajustar a la selección: Muestra aproximadamente el rango marcado.
Personalizada: Muestra la hoja con el zoom que se le indica.
Con ésta opción podéis poner nombre a diferentes rangos para su visualización. Se utiliza en hojas extensas para ir rápidamente de una vista a otra.
Es posible que ésta opción no os aparezca. Vistas es un componente que si no se ha incluido cuando se ha instalado Excel no aparecerá en la opciones de Ver.
1. Ver/Administrador de vistas/Agregar. Aparece un cuadro de diálogo donde tendréis que poner nombre a la vista. (será el rango que se ve actualmente).
2. Pulsar Aceptar.
Ejemplo
.1. Situar el cursor en la casilla A1.
2. Activar la opción Ver/ Administrador de Visitas/ Agregar. Poner Vista 1 en el cuadro de edición Nombre.
3. Situar el cursor en la casilla D1 de manera que se vean las columnas de la D a la J. Poner el nombre Vista2
4. Activar la opción Ver/ Administrador de vistas, seleccionar una de las vistas y pulsar sobre Mostrar, en Vista1, veréis las columnas de la A a la G, en la Vista2, veréis las columnas de la D a la J.
El aspecto final del ejercicio podría ser éste.
Enero |
Febrero |
Marzo |
Abril |
Mayo |
Junio |
TOTAL |
MEDIA |
|
UNIDADES |
300 |
250 |
325 |
375 |
320 |
260 |
1.830 Pts |
305 |
P.V.P |
60 |
60 |
60 |
60 |
60 |
60 |
360 Pts |
60 |
VENTAS BRUTAS |
18000 |
15000 |
19500 |
22500 |
19200 |
15600 |
109.800 Pts |
18.300 |
DESCUENTOS |
1800 |
1500 |
1950 |
2250 |
1920 |
1560 |
10.980 Pts |
1.830 |
VENTAS NETAS |
16200 |
13500 |
17550 |
20250 |
17280 |
14040 |
98.820 Pts |
16.470 |
COMISIONES |
3240 |
2700 |
3510 |
4050 |
3456 |
2808 |
19.764 Pts |
3.294 |
NETO |
12960 |
10800 |
14040 |
16200 |
13824 |
11232 |
79.056 Pts |
13.176 |
Operaciones con archivos.
En ésta sección, aprenderéis las operaciones básicas para trabajar con archivos. Un archivo es el lugar donde un sistema informático guarda la información, un libro de trabajo, por ejemplo se guarda en un archivo.
Utilizar la opción Archivo/Guardar, o el botón de la barra estándar .
Si es la primera vez que se guarda, nos pedirá un nombre para el archivo.
Si el archivo tiene un nombre (ya se ha guardado anteriormente), Excel lo guardará con éste nombre. Si se quiere guardar el archivo con otro nombre, activar la opción del menú Archivo/Guardar como.
Guardar en: Seleccionaremos un directorio de la ventana de abajo para guardar el archivo.
Nombre de archivo: Nombre que se le da al archivo.
Guardar como: Con qué tipo de archivos lo queremos guardar.
Si pulsáis el botón Opciones, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
Crea siempre una
copia de seguridad: Crea una copia de seguridad para el archivo.
Contraseña de protección: Nos pedirá una contraseña cuando se intente guardar éste libro de trabajo.
Contraseña contra escritura: Pedirá ésta contraseña cuando se recupere el libro de trabajo.
Se recomienda sólo lectura: Cuando se recupere éste libro de trabajo, mostrará un mensaje recomendando éste modo de apertura.
Archivos de sólo lectura son aquellos que no se pueden modificar.
þ
Guardar el libro de trabajo actual con el nombre que queráis.Ésta opción sirve para retirar el libro de trabajo activo. Es la opción Archivo/Cerrar.
Para recuperar un libro de trabajo, activar la opción del menú Archivo/Abrir, o hacer clic sobre el botón .
Aparece un cuadro de diálogo similar al de la opción de guardar. Para ver la utilidad del botón Buscar, mirar la siguiente sección Buscar un libro de trabajo.
þ
Recuperar el anterior libro de trabajo.Para buscar un libro de trabajo o un archivo, lo hacemos desde la opción Archivo/Abrir. Al activar ésta opción, aparece el siguiente cuadro de diálogo.
Nombre de archivo: Pondremos la extensión del archivo.
Tipo de archivo: Seleccionaremos el tipo de archivo.
Última modificación: Cuándo se le ha hecho la última modificación.
Buscar ahora: Después de llenar los anteriores apartados, pulsaremos éste botón para que haga la búsqueda.
þ
Ejecutar una búsqueda que muestre todos los libros de trabajo incluidos en el disco duro.Sólo tenéis que activar la opción de la barra de menús Archivo/Salir. En el caso de que tengáis cargado un libro de trabajo en el cual hayáis hecho modificaciones, Excel preguntará si queréis guardarlas antes de salir.