Una base de datos es un conjunto de datos almacenados de manera que se pueda acceder fácilmente a ellos, con la possibilidad de ordenarlos y relacionarlos.
La información contenida en una base de datos se distribuye normalmente en registros. La información que contiene cada registro puede dividirse en unidades de datos de una misma categoria llamadas campos.
Podriamos utilizar una base de datos para guardar el conjunto de las datos personalas de los alumnos de una classe. La información individual de cada alumno se guardaria en registros. Cada categoria de información del registro (nombre, dirección, edad, población,...) corresponderia a un campo.
Nombre |
Direcc. |
Edad |
Población |
.... |
Pepito |
C/ Tal |
21 |
Rivendel |
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Las aplicaciones de gestión de bases de datos incluyen utilidades o instrucciones para su gestión y mantenimento. Así por ejemplo, la información guardada en la base de datos del ejemplo se podría ver ordenada por qualquier campo, o bién se podría hacer una consulta que mostrase solo los alumnos de una población, se podrí hacer operaciones como por ejemplo calcular la media del campo edat, etc.
Base de datos Access.
Una vez se haya entrado en la aplicación, aparecerà el siguiente cuadro de diálogo donde se pueden escoger entre diferentes opciones. De momento vamos a utilizar ninguna, más adelante se verà como se crea una base de datos a partir de un assistente, (opción Asistente para base de datos). Pulse sobre el botón Cancelar.
A continuación se detallan los pasos para crear la base de datos Prueba.
1. Active opción de la barra de menús Archivo/ Nueva base de datos. Se despliega el cuadro de diálogo, Nueva. Observe las fichas General y Base de datos. La primera sirve para crear una base de datos en blanco, la segunda activa un asistente que le ayudarà a crear la base de datos. Deje seleccionado el icono Base de datos en blanco de ficha General y haga clic sobre botón Aceptar.
3. Se desplegará a continuación una ventana para la gestión de la base de datos,
Tabla: Las tablase es donde la aplicación Access guarda las datos. Cada tabla distribuye la informació en filas (registros) y columnas (campos).
Consulta : La consultas sirven para mostrar y hacer operacions con los datos contenidos en una o más tablas (o en una otra consulta).
Formulario: Se utilitzan per gestionar (añadir, modificar, borrar) los datos de una tabla. Un formulario permite gestionar el contenido de los campos con un disseño más cuidado y agradable que si se hace directamente sobre una tabla.
Informe : Sirve para presentar datos de una tabla o de una consulta de forma resumida.
.Active la opción de la barra de menús Archivo/ Cerrar.
Utilidades de la base de datos/ Convertir Base de datos
: Convierte bases de datos con formatos de versions anteriores a la actual.Utilidades de la base de datos/ Compactar Base de datos
Comprime la información de una base de datos para, de esta forma, ahorrar espacio en el disco.Utilidades de la base de datos/ Reparar Base de datos
. Por diferentes causas (un corte de subminitro eléctrico, por ejemplo) es posible que la información contenida en una base de datos quede estropeada. Con esta opción, pueden recuperaese ( a veces solo parcialmente) las datos.Seguridad/ Codificar y decodificar Bases de datos
: La información de una base de datos Access puede ser leida por otras aplicaciones (Excel, Word, otras bases de datos). Codificando una base de datos se conseguirá que la información que guarda solo pueda ser leida desde Microsoft Access.Seguridad/ Cuentas de usuario y de grupo.
Sirve para definir usuarios y grupos de usuarios que utilitzaran la aplicación. Si se definen usuarios y grupos, cada vez que se entre en la aplicación, Access requerirà identificación antes de dar acceso a la gestión de las bases de datos. Si se definen usuarios y grupos de usuarios, se les puede asignar contraseñas.IMPORTANTE.
En todos los ejercicios que se realizen, se tiene que dejar por defecto el nombre que sugiere Acces, a menos que en el ejercicio se indique el nombre que se tiene que poner. Por ejemplo, cuado haya acabado de crear una tabla, una consulta o un informe, Access pedirá un un nombre, deje el nombre que sugiere Access a menos que en el ejercicio se indique que se tiene que guardar con un nombre determinado.